دليل المراسلات الرسمية | نماذج رسائل رسمية باللغة العربية

كانت الرسائل ولا تزال جُزءًا لا يتجزَأ من التواصل بين البشر لعدَة قرون. فقد شهد التاريخ أوَل رِسالة مُسجَلة بخط اليد من قِبَل الملكة الفارسيَة أتوسا حوالي عام 500 قبل الميلاد، ولم تكُن تعلم بذلك أنَها بدأت اتِجاهًا ستتَبعه مئات الأجيال من بعدها، وأنَ هذا الخطاب البسيط سيتحوَل إلى وسيلةٍ فعَالة للتواصل وفنٍ له شروطه ومعاييره الخاصّة.

تعلم مهارات الحصول على وظيفة ابتداءً من عملية البحث ومرورًا بكتابة سيرة ذاتية ورسالة تغطية وبريد إلكتروني احترافي وانتهاءً بالقيام بمقابلة عمل ناجحة. سجّل الآن

لم تقتصر الرسائل يومًا على شريحةٍ مُعينَةٍ من البشر، فالجميع على حدّ السواء وضعوا القلم على الورق وأفرغوا ما في عقولهم وقلوبهم. فكتب الآباء المُغتربون رسائل طويلة لأبنائهم للتعبير عن شوقِهم لهم، وكتب جنرالات الحرب رسائل تحمل تفاصيل عن أرض المعركة، وتواصل الملوك فيما بينهم عبر الرسائل. لذلك، يمُكن القول أنَه لفترةٍ طويلة من الزمن، اعتمد العالم على الرسائل لتبادل المعلومات.

مع ظهور التكنولوجيا، أصبحت شبكة الإنترنت تُشكل عَصَب التواصل بين الجميع سواءً على مستوى الأفراد أو المؤسسات، وتطوّرت الرسائل الورقية لتُصبح بريدًا إلكترونيًا له صيغته المُميَزه ومعاييره الخاصَة. 

صحيح أنّ الشائع على الدوام في المراسلات الرسمية استخدام اللغة الإنجليزية، ولكن قد تحتاج في بعض الأحيان إلى كتابة خطابات رسمية باللغة العربية. أمرٌ قد يجده البعض صعبًا نظرًا لأن الرسائل باللغة العربية لها قوانينها وقواعدها الخاصّة أيضًا. 

في مقال اليوم، سنضع بين يديك الدليل الشامل للمراسلات الرسمية باللغة العربية، بدءًا بتعريف الرسالة أو الخطاب الرسمي، ووصولاً إلى نماذج جاهزة لرسائل رسمية بالعربية.

ما هي الرسالة الرسمية؟

الرسالة الرسميَة هي عبارة عن خِطاب مكتوب بمعايير خاصَة تم اعتمادها دوليًا ليكون وسيلةً لتوصيل معلومات أو إرشادات مُعيَنة بشكلٍ احترافِي وعملِي. عادةً ما يتم استخدام اللغة الرسميَة – الخالية من أي كلمات عاميَة – لكتابة هذه الرسائل حتى تكون مُناسبةً للمُراسلات الرسميَة.

يتم كتابة الرسائل الرسميَة باستخدام جُمَل بسيطة ولكنَها منظَمة في الوقت ذاته، بحيثُ تُقدِم المعلومات بطريقة مُوجزة. غالبًا ما تنقل الرسائل الرسميَة أجزاءً مُهمَة من المعلومات التي يرغب المُرسل في توصيلها، ليتبعها بعد ذلك بعض المُحادثات اللفظيَة للحديث عن هذه المعلومات بشيء من التفصيل.

يُمكن استخدام الرسائل الرسميَة في سيناريوهات مُختلفة تتطلَب التواصُل مع جهات الاتصال أو السلطات المهنيَة. على سبيل المثال، يمكنك كتابة رسالة رسميَة في مكان عملك إلى رئيسك في العمل أو الموظفين في الموارد البشرية، رُبما لموضوعات مثل الإجازات المرضيَة أو خطابات الاستقالة وغيرها.

اقرأ أيضًا: من أين جاءت لغات العالم؟

لماذا عليك أن تتقن كتابة الرسائل الرسمية؟ 

قد يتساءل البعض هنا: “في هذا العصر الرقمي، هل نحتاج إلى معرفة كيفيَة كتابة الرسائل الرسميَة؟” الجواب بالتأكيد نعم.  وفيما يلي بعض الأسباب الوجيهة التي تدفعك لتعلُم كتابة الرسائل الرسمية بالشكل الاحترافي المطلوب:

1- عامل مُهم في التواصل الرسمي

تتيح لك الرسائل الرسميَة التواصُل مع زملائك في العمل أو رؤسائك أو الشركات الأخرى أو مع الأشخاص الذين يشغَلون مناصِب إداريِة مثل مُمثِلي الحكومة.

إذا كانت الرسالة مُوجهَة لشريك تُجاري، فلا شكَ أنَه من الأفضل استخدام رسالة رسميَة لتوجيه طلبك، مما يضمن لهجة احترافيَة ويضع أساسًا متينًا لبناء علاقة مهنيَة مع مُتلقِي الرسالة. إذا كنتَ تتقدَم لوظيفة، فيجب عليك كتابة رسالة رسميَة بلغةٍ مُناسبة تُعطي انطباعًا إيجابيًا عنك. إذا كنت تخاطب سلطة أو جهة اتصال مهنيَة أُخرى، فيجب عليك أيضًا استخدام هذا النوع من الرسائل.

لذلك، تُعتبر الرسائل الرسميَة بمثابة وسيلة تواصُل مُعتمدة في المواقف الرسميَة.

اقرأ أيضًا: قائمة بـ 10 من أغرب اللغات في العالم

2- وسيلة مهمة للتوثيق

تُعتبَر الرسائل الرسميَة وسيلة جيدة لتوثيق وتسجيل الأحداث والمعلومات المُهمَة. نظرًا لأَن الرسائل الرسميَة تُستخدم كطُرق مُعتمدة للإبلاغ عن الشكاوى أو لإثبات حالات مُعيَنة، وغالبًا ما يتم اختتامها بالتوقيعات أو حتى الطوابع الخاصة بالمؤسسة، فهي تُستخدم كوسيلةٍ فعَالة للتوثيق.

في حال وجود أي مشكلة في المستقبل، تعمل الرسائل الرسميَة كدليل قانوني على المُحادثة التي تمَت. ومن ثمَ، يُمكن استخدامها في حالة إنكار حدوث تواصل بينك وبين الشخص المُرسل إليه، كما قد تكون أيضًا بمثابة دليل في حالة المُحاكمات القانونيَة.

3- طريقة لإظهار جديتك في العمل

مع تطوُر التكنولوجيا وظهور العديد من قنوات التواصُل عبر الإنترنت، أصبح بإمكان الجميع إرسال العديد من الرسائل النصيّة إلى أي شخصٍ في لحظات.

ومع ذلك، تظل الرسائل الرسمية وسيلة التواصُل الأكثر احترافيَةً من بين جميع الوسائل الأخرى حيثُ أنّ إرسال خطاب رسمي يُمكن أن يُظهر مدى جديتك فيما يتعلَق بالعمل. من الأكيد أنَ الأمر يتطلَب المزيد من الجُهد لكتابة رسالة رسميَة مُنمَقة، لذلك تخلُق الرسائل الرسميَة شيئًا من حُسن النيَة في نظر عميلك أو جهات الاتصال المهنيَة الأخرى وتعطي انطباعًا بالجديَة والاهتمام. 

اقرأ أيضًا: اهم 10 لغات في القرن الواحد والعشرين

خطوات كتابة رسالة رسمية باللغة العربية 

إذا كُنتَ بحاجةٍ إلى إرسال رسالة رسميَة، فمن المُهِم تنسيق الرسالة بشكلٍ صحيح مع الأخذ في عين الاعتبار طبيعة الشخص المُرسل إليه! فكما هو معلوم، تضمن كتابة الرسالة الرسميَة أن تكون كلماتك احترافيَة ومفهومة جيدًا من قِبَل المُستلِم.

وفيما يلي، نُوضِح لك بالتفصيل الخطوات التي يجب اتِباعها إذا كنت تُريد إرسال رسالة رسميَة تترُك انطباعًا احترافيًا:

1- تأكد من استخدام بريد إلكتروني مناسب

عند إرسال رسالةٍ رسميَة، يُفضل أن يكون عنوان البريد الإلكتروني الذي تُرسل من خلاله الرسالة احترافيًا، أي أنَك يجب أن تَستخدم عنوان البريد الإلكتروني المهني التابع لمؤسستك أو مكان عملِك. في حال أرسلت الرسالة عبر البريد الإلكتروني الشخصي، فتأكّد من أنَ عنوان البريد الإلكتروني يحتوي على عناصر من اسمك مع أقل عدد ممكن من الرموز والأرقام الأخرى. 

قد يكون المُستلم حذرًا من فتح رسائل بريد إلكتروني شخصيَة – أي غير تابعة لمؤسسة –  خاصَةً إذا كان المُستلِم لا يعرفك. لذلك، من الأكيد أنَ عنوان البريد الإلكتروني الاحترافي سيدعم بشكلٍ كبير المُحتوى الجاد لرسالتك.

اقرأ أيضًا: اتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية

2- اكتب سطر الموضوع الخاص بك

يشير سطر الموضوع مُباشرةً إلى موضوع رسالتك. يجب أن تكون الجملة المكتوبة في هذه الخانة مُختصَرة قدر الإمكان لتبدو احترافيَة. على سبيل المثال، إذا كانت رسالتك لغرض طلب ترقية من مُديرك في العمل، فيُمكنك ببساطة كتابة “طلب ترقية” في سطر الموضوع حتى يتَضح للمُستلم الغرض من هذه الرسالة قبل قراءتها.

3- استخدم التحية الرسمية

من المُهم جدًا أن تبدأ رسالتك  بتحيةٍ رسميَةٍ للمُرسل إليه، مع ضرورة مُخاطبة المُتلقِي من خلال لقبه واسم عائلته. إليك بعض صور التحيَة الرسميَة التي يُمكنك استخدامها:

• عزيزي/ عزيزتي [اسم المرسل إليه]،
• تحيَة طيبة وبعد،
• لمن يهمه الأمر (إذا كان اسم المُستلم غير معروف)،

اقرأ أيضًا: 5 مشكلات لا يعرفها سوى متعلمو اللغات وكيفية حلها

4- عرّف بنفسك

إذا لم تكُن قد تواصلت من قبلُ بالفعل مع المُستلِم، فيجب أن تُقدِم نفسَك في الجملة الأولى من الرسالة. اذكر اسمك ثم اشرح علاقتك أو صلتك بالمُتلقِي. 

على سبيل المثال، قد يرغب الأستاذ الجامعي في معرفة ما إذا كُنتَ تكتب له هذه الرسالة كطالبٍ أو عضو هيئة تدريس، وسيرغب صاحب العمل في معرفة ما إذا كنت عميلًا مُحتملًا أو مُوظَفًا في شركةٍ أُخرى. اختَتم فقرتك الأولى بجملة واحدة توضح سبب كتابة الرسالة.

5- اكتب موضوع الرسالة

يجب أن تُقدِم فقرتك التالية في الرسالة تفاصيل إضافيَة حول سبب كتابتك لهذه الرسالة الرسميَة. يُمكنك تقديم المزيد من المعلومات عن نفسِك وشرح ما ترغب في الحصول عليه من خلال رسالتك. 

إذا كانت هناك أيَ تفاصيل إداريَة مُتعلِقة بالرسالة – مثل الموعد النهائي على سبيل المثال – فقم بتضمينها في هذا القسم. بشكل عام، يجب أن يكون هذا القسم مُكوَنًا من فقرةٍ أو فقرتين على أقصى تقدير.

6- إنهاء الرسالة مع إبداء التقدير

في الفقرة الأخيرة، يجب أن تشكُر المُستلِم على الوقت الذي أنفقه في قراءة رسالتك والنظر فيها. بعد ذلك، قم بالإشارة إلى الخطوات التي ترغب من المُستلم القيام بها. على سبيل المثال، قد تطلب ببساطة ترتيب لقاء شخصي معه. 

أخيرًا، استخدم خاتمة رسميَة ووقِع باسمك، مع تقديم معلومات الاتِصال المهنيَة الخاصَة بك إذا كانت مُتاحة. فيما يلي بعض كلمات الختام الرسميَة الرسمية التي يُمكنك استخدامها:

• مع أطيب التمنيَات
• تفضَل بقبول خالص الشكر والاحترام
• تفضَل بقبول وافر التحيَة والتقدير
• نشكركم على تأييدكم لنا في كل وقت … وتفضَلوا
• تقبَلوا وافر التحيَة

اقرأ أيضًا: ما هي أسهل لغات العالم التي يمكنك البدء بتعلمها اليوم؟

7- دقّق رسالتك قبل إرسالها

قبل الضغط على زرّ الإرسال، قم بتدقيق رسالتك بحثًا عن أيَة أخطاء إملائيَة. من الضروري أن تكون رسالتك خالية من أيّة أخطاء نحوية. يُمكنك استخدام أحد برامج التدقيق اللغوي المُتاحة مجانًا عبر الإنترنت، حيث تقوم بتعديل النَص طبقًا للقواعد اللغويَة السليمة. 

بصرف النظر عن الأخطاء اللغويَة، يُمكنك أيضًا مُراجعة أي جمل قد تكون غير واضحة أو مُصاغة بشكل غير رسمي، وتذكّر أن الرسالة المكتوبة بأسلوب لائق ستُساعدك بشكل كبير في تلقِي الردّ الذي تُريده.

نماذج رسائل رسمية بالعربية (مُستخدمة بكثرة في مجال العمل والدراسة)

1- نموذج رسالة طلب وظيفة 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد،

إلى السيد الأستاذ المُحترم/ ….. 

نحيط سيادتكم علمًا بأنَ لدىَ جميع المُؤهِلات والخبرات العمليَة التي تجعلني مُؤهلًا لشغل وظيفة (…) بشركتك، وذلك بعد أن قرأت المُتطلبات الوظيفيَة، ووجدت في نفسي ما يلزم لشغل هذا المنصب. أُحيط سيادتكم علمًا بأنني خريج من كُليَة (….) بجامعة (….)، كما سبق لى العمل في شركة (….) حيث اكتسبتُ خبرةً واسعةً في هذا المجال ما يجعلني قادرًا على العمل دون الحاجة إلى تدريب. كما سأكون شاكرًا إذا أتيحت لى الفرصة لمقابلة سيادتكم لعرض مهاراتي بشكلٍ أفضل. 

ولكم كل الشكر.

اسم المُرسِل/ …..

عنوان الإقامة/ …..

رَقم الهاتف/ …..

البريد الإلكتروني/…..

اقرأ أيضًا: نصائح مهمّة لكتابة بريد إلكتروني احترافي

2- طلب الالتحاق بجامعة

إلى سيادة الأستاذ الدكتور/ …… رئيس جامعة …..

تحية طيبة وبعد ….

يطيبُ لي أن أبدأ رسالتي بشكر سيادتكم على سعة صدركم لقراءة رسالتي، وعلى ما تقدِمه الجامعة من خدمات تحت قيادتكم الرشيدة، وأتقدَم إلى سيادتكم بطلب قبولي في جامعة ……… المُوقَرة؛ لاستكمال دراستي الجامعية.

من المؤكَد أنَ الغاية الأساسية التي نسعى إليها جميعًا، هي الوصول إلى أعلى درجات العلم فهذه الحياة تحتاج إلى كفاحٍ، وإلى تحصيل العلم ما حيينا، لمحاربة الجهل وما يتبعه من تخلُفٍ وفقر. وعليه، أتقدَمُ إلى سيادتكم بهذه الرسالة راجيًا من سيادتكم التكرُم والموافقة على قبول طلبي للدراسة بكلية (…..) جامعة (….)  والذي يُعتبر بمثابة الحُلم بالنسبة لي؛ حتى أكون شخصًا نافعًا لنفسه ومجتمعه ووطنه، دمتم في حفظ الله ورعايته.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام.

تحريرًا في ……….. الموافق …. / …. / ……..

مقدمه لسيادتكم

الاسم: …………………………

رقم الهوية: ………………….

رقم الهاتف: …………………

التوقيع: ……………………….

3- خطاب شكر بعد الحصول على وظيفة

‫اﻟﺴﯿﺪ اﻟﻔﺎﺿل /‬

‬ ‫ﻣﺪﯾﺮ ﻋﺎم ﺷﺮﻛﺔ‬ (……..)

ﺗﺤﯿﺔ طﯿﺒﺔ وﺑﻌﺪ ،،‬

‬سعدت كثيرًا بعد تلقي رسالة القبول للعمل بشركتكم المُوقَرة ﺑﻮظﯿﻔﺔ (…..). لقد تركت رسالتكم في ﻧﻔﺴﻲ ﻛﺜﯿﺮا ﻣﻦ اﻻرﺗﯿﺎح واﻷﻣﻞ ﻓﻲ‬ أن أكون موظفًا مثاليًا وأن أسعى لتطوير نفسي وتطوير الشركة.‬

ولأنَه قد وقع اﻻﺧﺘﯿﺎر ﻋﻠﻰ ﺷﺨﺼﻲ ﻟﺘﻮﻟِﻰ ھﺬه اﻟﻮظﯿﻔﺔ، ﻓإﻧﻨﻲ أؤﻛﺪ ﻟﺴﯿﺎدﺗﻜﻢ أﻧﻨﻲ‬ ‫ﺳﺄﻛﻮن ﻋﻨﺪ ﺣﺴﻦ ظﻨﻜﻢ ﺑﻲ. 

أﺷﻜُﺮ ﺳﯿﺎدﺗﻜﻢ ﻣﺮةً أُﺧﺮى ﻋﻠﻰ ثقتكم التي ولَيتموني إياها، وأنا مُتحمسٌ بشدة لبدء العمل معكم.

‫وﺗﻔﻀﻠﻮا ﺑﻘﺒﻮل ﻓﺎﺋﻖ اﻻﺣﺘﺮام.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب رسالة رسمية باللغة الإنجليزية

4- رسالة شكوى رسميَة

إلى السيد/ ……

رئيس قسم/ …… في شركة/ ….. 

السلام عليكم ورحمته وبركاته، أما بعد؛ 

أرفع إليكم هذا الخطاب عاجلًا من أجل تقديم شكوى بشأن (……)، حيث أنّني أعاني من هذا الأمر منذ (……) وقد تسبّب لي بالكثير من الانزعاج، وانعكس أثره سلبًا على أدائي في عملي. 

لذا، أتوّجه إليكم بخطابي هذا آملاً النظر في هذه القضية والسعي لحلّها، شاكرًا جهودكم.

التوقيع/ …….

رَقْم الجوال/ ………

5- رسالة طلب معلومات من مؤسسة

إلى السيد الفاضل مدير مُؤسَسة/ ….

تحية طيبة وبعد،

شرعت منذ مدة في إعداد بحث حول (…..)، ونظرًا لأنَ مؤسستكم العريقة لديها من الخبرات والمعلومات في هذا النطاق، فإنني أرغُب في الاستفادة من خبراتكم وجمع بعض المعلومات حول (…..). كما يهمُني أيضاً الحصول على بعض المواد الخاصَة ب (…)،  وحبَذا لو تفضلتم عليَ أيضاً ببعض المعلومات التي ترَون أنها قد تُفيدني في بحثي.

مع جزيل الشكر والتقدير، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

اسم المُرسِل/ …..

عنوان الإقامة/ …..

رَقم الهاتف/ …..

6- طلب استقالة

إلى السيد المُحترم ….. مدير الشركة
تحية طيبة وبعد،،

يؤسفني أن أتقدّم لحضرتكم بطلب استقالة من العمل في منصب ……، وذلك نظرًا لبعض الظروف الخاصّة التي طرأت في الآونة الأخيرة، وتحول دون إتمامي لمهامّي على الوجه المطلوب. 

وعليه فأرجو من حضراتكم قبول طلبي هذا، واعتبار يوم: …/…./…. آخر يوم عمل لي، شاكرًا لكم حسن دعمكم لي طوال فترة عملي معكم، وممتنًا لكلّ الخبرة التي اكتسبتها أثناء عملي معكم.

مع تمنياتي بالتوفيق والتقدم للشركة في المستقبل.

تحريراً في …../…../…..

مُقدمه لسيادتكم:

التوقيع:

اقرأ أيضًا: متى يجب عليك أن تترك وظيفتك؟

7- خطاب اعتذار 

إلى السيد/ ………………….

تحية طيبة، أما بعد..

نظرًا لمرورنا بفترة عصيبة على المستوى النفسي والمهني فقد أثرت علينا الضغوط والظروف الطارئة بشكلٍ أو بآخر، وقد ساءني ما حدث بيننا من مُشكلات كان العامل الأول المسبب لها هو سوء الفهم، فأتقدم بأسمى آيات الاعتذار لكم على ما بدر مني في حقكم، وأخيرًا وليس آخرًا أدعو الله لكم بالتوفيق ودوام الخير.

تقبلوا مني هذا الاعتذار، مع فائق الاحترام والتقدير

تحريراً في يوم ………. الموافق …/…/…..

مُرسل الخطاب: ………..

التوقيع: ………………

تصفّح العديد من المقالات المميزة في مجال تطوير المهارات الشخصية والعملية والأكاديمية على موقع فرصة. اقرأ المقالات الآن

في وقتنا الحالي، تُمثِل الرسائل وسيلةً هامَة للتواصل، ومهارةً يحتاج كل شخص إلى إتقانها نظرًا لتعدُد استخداماتها. فسواءً كُنتَ ترغب في التقدُم لوظيفةٍ ما، أو التقدُم بطلبٍ أو شكوى أو التواصُل الإداري داخل داخل مؤسستك أو مع مؤسسة أخرى، فلا غنى عن استخدام الرسائل الرسميَة.

كل ما عليك فعله هو تحديد الهدف من كتابة هذه الرسالة، واحرص دومًا على صياغتها طبقًا للقواعد المذكورة بالأعلى وتقديمها في الوقت المُناسب، حتى تحصل على أفضلِ رد مُمكن.

شاركنا من خلال التعليقات حول رأيك في المزيد من المعايير التي يجب توافرها في الرسالة لتكون رسالةً رسميَةً احترافيَة، ولا تتردّد في استعراض بقية المقالات المتاحة على الموقع ومشاركتها لتعُمَ الاستفادة.

المصادر: parentcircle، indeed، muhtwa

اقرأ أيضًا: كيف أتعلم اللغة الإنجليزية وأيّ لغة أخرى بأسرع وقت وأقل جهد