كيف تكتب خطة عمل ناجحة Action Plan

هل تُخطِط لتحويل رؤيتك وأهدافك إلى حقيقة؟ لعلَك تسأل نفسك عن أفضل طريقة لتجنُب التحديات والعوائق خلال هذه الرحلة؟ والإجابة بلا شك تتمثل في وضع خطة عمل قوية لتحقيق الأهداف بأسرع طريقة ممكنة وبأعظم مكسب.

في هذا المقال، اخترنا لك 6 خطوات لشرح كيفية كتابة خطة عمل جيِدة. بمجرد أن تتعرف عليها، امض قدمًا وابدء التخطيط على الفور.

اكتشف كيف يمكن لـ SurveyMENA مساعدتك على ذلك! المزيد من التفاصيل

ما هو المقصود بخطة العمل أو الـ Action Plan

خطة العمل هي عبارة عن قائمة مرجعيَة للخطوات أو المهام التي تحتاج إلى إكمالها من أجل تحقيق الأهداف التي حددتها. تُعتبر خطة العمل جزءًا أساسي من عملية التخطيط الاستراتيجي كما تساعد في تحسين التخطيط للعمل الجماعي.

لا يقتصر استخدام خطّة العمل على إدارة المشاريع فقط، ولكن يمكن للأفراد كذلك استخدامها لإعداد استراتيجية لتحقيق أهدافهم الشخصية.

عناصر خطّة العمل

تتضمن خطّة العمل أو الـ Action Plan، العناصر التالية:

• وصف واضح المعالم للهدف المُراد تحقيقه.

• المهام / الخطوات التي يجب القيام بها للوصول إلى الهدف.

• الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذ كل مهمة.

• تاريخ الانتهاء من هذه المهام ومواعيد تسليمها.

• الموارد اللازمة لإكمال المهام.

• التدابير اللازمة لتقييم مقدار التقدُم الذي تمّ إحرازه.

إن الشيء الرائع في إدراج كل شيء في مكان واحد هو أنه يجعل من السهل متابعة التقدُم والتخطيط الفعَال للأشياء. علاوةً على ذلك، عليك أن تعلم أن خطَة العمل ليست شيئًا ثابتًا، فمع نمو مؤسستك أو تغيُر الظروف المحيطة، سيتعين عليك إعادة النظر وإجراء التعديلات على الخطة لتلبية الاحتياجات الجديدة.

اقرأ أيضًا: دليلك الشامل لإعداد دراسة الجدوى الاقتصادية

ما هي أهمية خطة العمل؟

في بعض الأحيان، لا تقضي الشركات الكثير من الوقت في تطوير خطة عمل قبل البدء في القيام بأعمالها، مما يؤدي في معظم الحالات إلى الفشل، فالفشل في التخطيط هو تخطيط للفشل كما قال بنجامين فرانكلين.

يساعدُك التخطيط على الاستعداد للعقَبات والعوائق المُستقبلية المُحتملة وإبقائك على المسار الصحيح. ومع وجود خطة عمل فعَالة، يمكنك زيادة إنتاجيتك والحفاظ على تركيزك دون التأثُر بأيِ عوائق أو مُشكلات لأنك بالفعل قد خططت لها مُسبقًا في خطة العمل.

فيما يلي بعض فوائد خطة العمل التي يجب أن تعرفها:

1- التركيز على أهداف محددة

توفر لك خطط العمل إطار عمل لتنفيذ مهام مُحددة بكفاءة عالية، بحيث تكمل عملك دون دون التعرُض لأي تشتيت.

2- إكمال المهام بشكل منطقي

حيث تساعدك خطة العمل في إكمال مهامك بترتيب منطقي وتضمن عدم إغفال أو تفويت أي خطوات أساسية.

3- تفويض المهام بشكل فعال

تساعد خطط العمل في تحديد الوقت الذي تحتاج فيه إلى تفويض المهام أو الاستعانة بمصادر خارجية، حيث توجهك بسرعة إلى الوظيفة التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية لها وكيفية القيام بذلك. بهذه الطريقة، ستوفر الوقت والجهد لأنك قادر على تفويض المهام التي تبطئ تقدُمك أو لا تحقق الهدف النهائي لمشروعك.

اقرأ أيضًا: أخطاء قاتلة يقع فيها أغلب رواد الأعمال: تعرّف عليها وتجنّبها!

4- الحفاظ على التركيز والمُتابعة

يتيح لك وجود خطة عمل توثيق الوقت والموارد التي من المحتمل أن تنفقها على المهام. بهذه الطريقة، تظل متحمسًا وتضمن إكمال وظيفتك في أقصر فترة ممكنة.

5- تجنب التسويف والتأجيل

مع وجود خطة عمل فعَالة توفِر لك خريطة مرئية للمهام المطلوبة وتوثق التقدُم المُحرز بطريقة منظمة، ستتمكن من رؤية تقدمك بالتفصيل وستعرف متى يكون عليك إكمال كل مهمة بشكل أسرع.

تصفح العديد من الدورات المميزة اونلاين في مجال ريادة الاعمال والابتكار. سجل الآن

أنواع خطّة العمل

هنالك عدّة أنواع لخطّة العمل، حيث تختلف باختلاف الهدف منها والغاية من وضعها. فيما يلي أهمّ هذه الأنواع:

1- خطة عمل الأعمال التجارية

تحتوي خطة العمل الخاصَة بالأعمال التجاريَة على قائمة بالإجراءات التي يجب عليك إكمالُها لإنجاز مشروع تجاري. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي على أقسام توثق الموارد المطلوبة والعقبات المُحتملة والنتائج.

يمكنك استخدام خطة العمل الخاصة بك لهيكلة التكتيكات والمراحل القادمة نحو الوصول إلى أهداف طويلة المدى.

2- خطِة العمل التصحيحية

تُتيح لك خطة العمل التصحيحية توضيح الخطوات اللازمة للتعامل مع أي مشكلة قد تُعطِل العمليات الخاصة بمؤسستك. يمكن للشركات تبسيط إجراءاتها وإزالة الأخطاء عند استخدام هذه الخطة. 

يمكن أن تتخذ الإجراءات التصحيحية عدة أشكال، بما في ذلك التدريب وإعادة تصميم المُنتَج والتحسينات الأخرى. يُعتبر هذا النموذج لخطة العمل أحد أهم العوامل التي تُساعد بشكل كبير في وضع خطة عمل متماسكة.

اقرأ أيضًا: 8 نصائح لنجاح الشركات الصغيرة مقدمة من شركة Radium2

3- خطة العمل التوجيهيَة

يُساعد نموذج خطة العمل التوجيهيَة على وضع الإجراءات التي تحدد علاقة المُدير بالموظفين. باستخدام هذا النموذج، سيكون لديك الموضوعات التي يجب التركيز عليها لمساعدة المُوظف على تحديد أهدافه المهنية المطلوبة.

4- خطة العمل الخاصة بالصيانة

هذه الخطة هي عبارة عن مُستند يحدِد ما يجب القيام به للاحتفاظ بالأصول في منشأة معيّنة بحالة عمل جيدة. ستساعدك المعلومات الواردة في النموذج على ضمان استخدام الأصل بكامل إمكاناته. يُمكنك من خلال هذا النموذج تَتبُع جداول الصيانة، واتخاذ القرار بشأن التصرُف في الأصول عند اكتمال المهمة.

5- خطة عمل المبيعات

توضح خطة عمل المبيعات الخطوات والإجراءات المُتَبَعَة لتحقيق أهداف المبيعات، مع التركيز على المعاملات والعلاقات التي يمكنك بناؤها مع العملاء.

يجب هذا النوع من خطة العمل على الأسئلة التالية: 

اقرأ أيضًا: كيف تصبح رياديا في 10 خطوات؟

6- خطة عمل الشركات الناشئة

تشتمل هذه الخطة على العناصر الأساسيَة التي ستحتاجها لجذب المستثمرين وأصحاب المصلحة حول فكرة واستراتيجية عملك. في خطة عمل الشركات الناشئة، يتم تضمين مُلخَص تنفيذي، ونظرة عامَة مالية، وخطة تسويق ، وتفاصيل حول عروض المنتجات أو الخدمات…الخ.

7- خطة عمل التطوير الشخصي

يوفر لك نموذج خطة عمل التطوير الشخصي تقييمًا للنمو الشخصي في سياق الأهداف المهنيَة أو التعليم أو العلاقات أو تطوير الذات. يعتمد هذا عادةً على الوعي والقيم والتفكير وتحديد الأهداف والتخطيط.

8- خطة العمل التعليمية

تسمح لك خطة العمل التعليميَة بمراقبة تقدُم المُتعلمين الجُدُد من خلال تَتبُع تحقيقهم للأهداف المُحددة مُسبقًا، كما أنها توفر مساعدة تعليمية وتقييمًا شاملًا عبر المجالس التعليميَة.

اقرأ أيضًا: ما هي أنواع ريادة الأعمال وأي نوع من رواد الأعمال أنت؟

9- خطة عمل التوظيف

تُساعدك هذه الخطة على تحديد نوعيَة وأعداد الموظفين المطلوبين لشركتك. وتشمل مسؤوليات التوظيف والتعيين وتوقيت التوظيف بحيث يتم البحث عن الموظفين المُحتملين والتعامل معهم في الوقت المُحدَد.

10- خطة عمل الفريق

يتضمن نموذج خطة عمل الفريق أقسامًا لإدراج أعضاء الفريق وتتبُع الحضور في جلسات التخطيط المُتعدِدة. تتضمن أيضًا جميع المكوِنات الضرورية لإنشاء خطة عمل فعَالة لفريق مع تخطيط مباشر يجعل العمل الجماعي أكثر سهولة.

خطوات كتابة خطة عمل

يُعتبر إنشاء خطة عمل أمرًا سهلاً إلى حد ما، ولكن هناك عدَة خطوات مهمَة عليك اتِباعها بحذر من أجل تحقيق أقصى استفادة منها. إليك كيفية كتابة خطة عمل مُوضَحة في 6 خطوات سهلة:

اقرأ أيضًا: 5 خطوات للعثور على مشروع يروي شغفك ويحقق لك الربح

1- الخطوة الأولى: حدِد هدفك النهائي

إذا لم تكن واضحًا بشأن ما تريدُ القيامَ به وما تهدُف إلى تحقيقه، فأنت تجهز نفسك للفشل. 

هل تخطط لمبادرة جديدة؟ ابدأ بتحديد مكانك وأين تريد أن تكون. هل تستهدف حل مشكلة؟ قم بتحليل الموقف واستكشاف الحلول الممكنة قبل تحديد أولوياتها. 

في هذه الخطوة، عليك أن تكتُب هدفًا واضحًا قبل الانتقال إلى الخطوة التالية، وعليك أن تقوم باختيار هدفك من خلال ما يُسمى بمعايير “SMART” أو بمعنى آخر تأكد أن هدفك يتميز بما يلي:

• مُحدد (Specific): أي أنه واضح المعالم ولا يشتمل على أي أجزاء غير مُحدَدة.

• قابل للقياس (Measurable): أي أنه يشمل مؤشرات قابلة للقياس لتتمكن من متابعة التقدم المُحرز وتحديد إذا ما كنت تسير بالسرعة المطلوبة أم لا.

• يمكن تحقيقه (Attainable): أي أنه هدف واقعيُ وقابل للتحقيق في حدود الموارد والوقت والمال والخبرة وما إلى ذلك.

• ذو صلة (Relevant): أي أنه يتماشى مع أهدافك الأُخرى.

• يمكن إنجازه خلال فترة زمنيَة مُعيَنة (Timely): أي أن له تاريخ انتهاء.

2- الخطوة الثانية: قم بسرد الخطوات التي يجب اتِباعها

بعد تحديد الهدف المطلوب، ما الذي يجب عليك فعله بالضبط لتحقيق ذلك؟ 

يمكنك الإجابة على هذا السؤال من خلال إنشاء نموذج تقريبي لسرد جميع المهام المُراد تنفيذها بالإضافة إلى المواعيد النهائية للمهام والأشخاص المسؤولين عن تنفيذ كل مُهمَة.

من المهم أن تتأكد من مشاركة الفريق بأكمله في هذه العملية وأن كل فرد في الفريق لديه حق الوصول إلى هذا النموذج ليكون على اطِلاع بقائمة المهام. بهذه الطريقة سيكون الجميع على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم في المشروع.

تأكد من أن كل مهمة مُحدَدَة بوضوح ويمكن تحقيقها. إذا واجهت مهامًا أكبر وأكثر تعقيدًا، فقسّمها إلى مهامٍ أصغر يسهُل تنفيذُها وإدارتها.

اقرأ أيضًا: أفكار مشاريع تطوعية ناجحة

3- الخطوة الثالثة: تحديد أولويَات المهام وإضافة المواعيد النهائية

حان الوقت لإعادة تنظيم القائمة من خلال تحديد المهام ذات الأولويَة. بعض المهام يمكن تأجيلها إذا كانت ستُعطِل تنفيذ مهام أخرى أكثر أهميةً في الوقت الحالي.

أضِف مواعيدًا نهائيةً للمهام ذات الأولويَة وتأكَد من أنها واقعية، كما يجب عليك استشارة الشخص المسؤول عن تنفيذها لمناقشته حول قدرته على الالتزام بتسليمها خلال المواعيد النهائية المُحددة بالكفاءة المطلوبة.

4- الخطوة الرابعة: تحديد المعالم أو الـ Milestones

ويُقصد بالـ milestone صغيرة تؤدي إلى الهدف الرئيسي في النهاية. تتمثل ميزة إضافة المعالم في أنها تمنح أعضاء الفريق شعورًا بالتطلُع إلى شيء ما وتساعدهم على البقاء متحمسين لتحقيق هذه الأهداف حتى لو كان الموعد النهائي بعيدًا جدًا.

ابدأ من الهدف النهائي وشقَ طريقك إلى الوراء وأنت تُحدِد المعالم. تذكَر ألَا تقضي وقتًا قصيرًا جدًا أو كثيرًا جدًا بين المعلم والآخر. من أفضل الممارسات في تحديد أوقات المعالم أن تكون الفترة الزمنية بين المعالم الرئيسية أسبوعين تقريبًا.

5- الخطوة الخامسة: تحديد الموارد اللازمة

قبل أن تبدأ مشروعك، من الضروري التأكُد من أن لديك جميع الموارد اللازمة في متناول اليد لإكمال المهام المطلوبة. وإذا لم تكن متوفرة حاليًا، فعليك أولاً وضع خطة للحصول عليها.

يجب أن يشمل هذا أيضًا ميزانيتك. يمكنك تعيين جزء من خطة العمل الخاصة بك لتحديد تكلفة كل مهمة (إن وجدت).

اقرأ أيضًا: 8 خطوات مهمة لأي موظف للبدء بمشروعه الخاص!

الخطوة السادسة: تصور خطة العمل الخاصة بك

الهدف من هذه الخطوة هو إنشاء شكل يمكن للجميع فهمه في لمحة ويمكن مشاركته مع الجميع.

سواءً كانت خطة العمل الخاصة بك تأتي على شكل مخطط انسيابي أو مخطط “جانت” أو جدول، تأكَد من أنها تنقل بوضوح العناصر التي حددناها حتى الآن: المهام، وأصحاب المهام، والمواعيد النهائية، والموارد، إلخ.

يجب أن يكون هذا المستند في متناول الجميع ويجب أن يكون قابلاً للتعديل.

الخطوة السابعة: المراقبة والتقييم والتحديث

خصص بعض الوقت لتقييم التقُدم الذي أحرزته مع فريقك. يمكنك وضع علامة على المهام التي تم إكمالها، مع لفت الانتباه إلى كيفية تقدُمك نحو الهدف.

سيؤدي ذلك أيضًا إلى إظهار المهام المُعلَقة أو المُتأخِرة، وفي هذه الحالة تحتاج إلى معرفة السبب وإيجاد الحلول المناسبة، ثم قم بتحديث خطة العمل وفقًا لذلك.

اقرأ أيضًا: خمس أفكار لمشاريع الريادة الاجتماعية للشباب

نماذج خطة عمل جاهزة Action Plan Templates

1- خطة العمل الخاصة بالأعمال التجاريَة

2- خطة عمل لحملة تسويقية

3- خطة العمل الاستراتيجية

4- خطة العمل التصحيحية

يتم تصميم خطة العمل لمساعدتك على تحقيق أهدافك المهنية أو الشخصية، حيث تُحوِل رؤيتك إلى أهداف وخطوات قابلة للتنفيذ، وتساعدك في الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. من موظف في مؤسسة إلى إدارات كُبرى وشركات عملاقة، يمكن للجميع الاستفادة من خطط العمل لتوجيه طريقهم نحو تحقيق أهدافهم.

ربما تكون على وشك إنشاء خطة العمل الأولى الخاصة بك أو أنك بالفعل محترف في كتابتها. في كلتا الحالتين، نود سماع آرائك حول كيفية كتابة خطة عمل. شاركها معنا في قسم التعليقات أدناه. ولا تنسَ الاشتراك في الموقع ليصلك كل جديد وممتع من مقالاتنا.

المصدر: creately.com

اقرأ أيضًا: الخطة التسويقية: ما هي وكيف تضع خطة تسويقية ناجحة؟

اقرأ أيضًا: خطوات فعالة لبناء خطة دراسية ناجحة